A. Bisnis Proses Modul Accounting & Finance
Dalam proses bisnis di sebuah perusahaan, Modul Accounting & Finance memiliki keterkaitan dengan beberapa modul lain dalam lingkup internal seperti modul Purchasing, modul Sales, dan modul Reporting. Selain dalam lingkup internal, modul Accounting & Finance juga berhubungan dengan pihak eksternal seperti supplier dan customer. Pertama, saya akan menjelaskan proses bisnis modul accounting & finance dalam lingkup internal. kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh accountant di PT. HIN antara lain adalah:
- Membuat jurnal accounting yang terdiri dari pemasukan dan pengeluaran perusahaan atau journal entries.
Gambar 1. Post Journal Entries
- Membuat bank statements dan cash registers.
Gambar 2. Bank Statement
- Membuat chart of accounts.
Gambar 3. Chart of Analytic Account pada Menu Charts
- Mengelola aset perusahaan.
Gambar 4. Form Asset Perusahaan PT. HIN
- Membuat periodic processing.
Gambar 5. Automatic Reconcilliation pada Menu Periodic Processing
Sedangkan pada lingkup eksternal, kegiatan accountant PT. HIN berhubungan dengan supplier maupun customer perusahaan lain. Proses ini akan saya bagi menjadi dua kegiatan yaitu pada kegiatan purchasing (pembelian) dari supplier kami yaitu PT. KITA dan kegiatan sales (penjualan) ke customer kami yaitu Bank Zamrud Indonesia. Proses bisnisnya dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Keterlibatan Modul Accounting & Finance dalam Proses Purchasing dari PT. KITA
Secara singkat proses purchasing atau pembelian diawali dengan pihak Sales PT. KITA mengirimkan email berisi daftar produk dan brosur. Kemudian pihak purchasing PT. HIN menerima dokumen tersebut dan memeriksa daftar kebutuhan perusahaan yang setelah itu disesuaikan dan memilih kebutuhan berdasarkan daftar produk PT. KITA. Setelah menentukan jenis barang apa yang akan dibeli, bagian purchasing PT. HIN mengirimkan Request for Quotation ke bagian Sales PT. KITA. Kemudian jika PT. KITA menyepakatinya maka Sales PT. KITA akan mengirimkan Quotation kepada bagian purchasing PT. HIN. Setelah pihak purchasing PT. HIN menerima Quotation dari sales PT. KITA, selanjutnya bagian purchasing PT. HIN membuat PO (Purchase Order) yang selanjutnya diperiksa oleh accountant PT. HIN. Jika sudah sesuai, PO tersebut dikembalikan ke bagian purchasing PT. HIN dan langsung dikirim ke sales PT. KITA. Sales PT. KITA yang telah menerima PO PT. HIN pun kemudian menanggapinya dengan membuatkan DO (Delivery Order) dan selanjutnya dikirimkan bagian purchasing PT. HIN dan ditindaklanjuti dengan pembuatan IS (Incoming Shipment) yang dikirimkan ke bagian accounting PT. KITA. Accounting PT. KITA menindaklanjutinya dengan membuat Invoice untuk dikirimkan ke bagian accounting & finance PT. HIN untuk kemudian accountant melakukan pembayaran (payment). Payment dilakukan dengan cash atau tranver melalui bank. Accounting lalu mengirimkan bukti pembayaran jika pembayaran dilakukan dengan cara transfer melalui bank. Pihak accounting PT. KITA menerima bukti pembayaran dan bagian purchasing PT. HIN menerima barang yang dibeli untuk selanjutnya disimpan di warehouse. Proses purchasing pun telah selesai.
Berikut ini adalah alur bisnis prosesnya yang dibuat dengan menggunakan software BizAgi:
Gambar 6. Alur Proses Purchasing dari PT. KITA
B. Melengkapi Data-data Modul Accounting & Finance
Data-data departemen Accounting & Finance PT. Hippo Indonesia adalah sebagai berikut:
Nama accountant: Eka Apriliani
Alamat email departement Accounting & Finance: [email protected]
Bank account PT. Hippo Indo:
[ ] Bank Zamrud Indonesia: No. Acc. 1234990507 a.n. PT. Hippopotamus Indonesia
[ ] Bank Optimis: No. Acc. 1155170507 a.n. PT. Hippopotamus Indonesia
Tugas-tugas bagian accounting & finance PT. Hippo Indo:
- Menerima invoice dari supplier dan melakukan pembayaran atas kegiatan purchasing.
- Membuat invoice untuk customer atas kegiatan penjualan.
- Membuat journal entries yang sistematis.
- Membuat laporan keuangan.
- Membuat Chart of Account (CoA).
- Mengelola asset perusahaan.
- Membuat analisis laporan keuangan.